Qualquer operação dentro de um hospital deve ser considerada crítica. Em um ambiente onde vidas estão em jogo, otimizar tempo e processos pode fazer grande diferença.

Em busca de melhorias com o máximo de agilidade, uma das principais demandas do HCor era entender exatamente o que acontece, a cada minuto, nas suas operações envolvendo staff médico e equipamentos críticos.

Assim, a Novidá foi chamada com o desafio de implementar um projeto que oferecesse a localização exata de pessoas e equipamentos e investigasse oportunidades de melhoria processual e no uso de recursos.

Através de suas tecnologias proprietárias de geolocalização de precisão em tempo real, a Novidá elaborou uma dinâmica de monitoramento altamente eficiente e de baixo custo.

CASE DE SUCESSO

Entenda como a Novidá trouxe uma nova visão de gestão das operações pelo monitoramento em tempo real dos processos do hospital

O DESPERDÍCIO E O LEAN

O projeto

Nas discussões do projeto com a equipe de especialistas do HCor (ao redor de 12 Gerentes médicos e operacionais), definimos que o ambiente de maior criticidade para a operação seria o Pronto Socorro do Hospital.

Para que todas as possibilidades fossem avaliadas, optamos por monitorar os processos que envolviam o staff de operação e equipamentos rotativos críticos.

Com objetivo e a planta do local em mãos, montamos um estudo de malha de sensores (de A a O nas figuras abaixo) que, posicionados estrategicamente, captaram os sinais emitidos pelos sensores fixados nos crachás e nos equipamentos. Dessa forma, nossos algoritmos de localização processaram os dados e deram a localização em tempo real de cada crachá/sensor.

Foi acordado que 1 médico, 6 enfermeiros e 1 eletrocardiograma seriam acompanhados por 3 semanas para avaliar a eficiência e eficácia da solução.

As informações de geolocalização de cada profissional ou equipamento poderia ser acompanhada em tempo real pelos gestores do hospital por meio do dashboard desenvolvido pela Novidá.

O DESPERDÍCIO E O LEAN

Resultados

Ao longo de cada semana, o sistema conseguiu averiguar a disponibilidade de cada pessoa/ equipamento ao longo dos dias e os setores com maior frequência.

A localização em tempo real, a cada 10 segundos, mostrou a jornada de trabalho das pessoas/equipamentos avaliando tempo e presença.

Esta avaliação permitiu a visualização de oportunidades claras de eficiência operacional e excelência no atendimento crítico, que será explorada no fim desse material. Veja o vídeo de uma simulação processual verídica e em tempo real de 2 horas de turno de um dos enfermeiros do hospital.

Em uma outra visão sobre o processo diário de cada staff, cada bolinha do gráfico representa uma leitura de local onde ele foi encontrado no PS (atendimento, raio x, etc). O eixo horizontal trata o turno do staff, e o eixo y trata o tempo que aquele staff ficou no mesmo local de leitura.

Ou seja, a cada mudança de local, uma nova bolinha era gerada e seu tempo era contado de presença no local novo. Dando uma visão clara de circulação e tempo médio em cada setor, por horário do turno.

O DESPERDÍCIO E O LEAN

Conclusão

Nota-se uma oportunidade de redução de custos em até 20% relacionados a FTE das operações, caso a solução fosse adotada massivamente em todas as operações do Hospital.

O compartilhamento ativo de equipamentos se mostrou viável com o sistema da Novidá, sem perda de eficiência pela não disponibilidade em atividades críticas. As possibilidades de redução de custo foram estimadas em até 34% entre aquisição/aluguel, manutenção, inventário e demais atividades operacionais relacionadas ao equipamento.

• Não incidência de interferência dos sensores de rastreamento por BLE (Bluetooth Low Energy) em equipamentos críticos como Ecocardiograma. Outras tecnologias de radiofrequência, como RFID, podem causar interferências e até o não funcionamento do equipamento.
• Facilidade de adoção do protocolo BLE ativo para monitoramento da movimentação de staff onde a dinâmica de movimentação é agressiva e constante.
• Precisão da localização real time com erro de menos de 1 metro. Em um ambiente de paredes finas, salas estreitas e cheio de interferência, a performance do nosso sistema foi o ponto alto destacado pelos envolvidos no projeto.
• A solução tecnológica exigiu baixo esforço do Hospital em infraestrutura física e de Tl para sua instalação.

Após a realização do estudo, a Novidá conseguiu a validação da solução tecnológica e de negócios adotada, além de trazer grandes diferenciais como:

TRANSFORM OPERATIONAL WORK

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